Før du sender skjemaet

Et skjemaverksted fra NorgeDebatt, nettstedet om digitale tjenester, rettigheter og forbrukervalg. NorgeDebatt er utgitt av Moody Media AB. Redaksjonell kontakt er Emil Ole Andreassen Halvorsen, emil@norgedebatt.net. Denne øvelsen handler om å gjøre en henvendelse lettere å forstå. Den behandler ingen bestemt leverandørs sak.

Skill feltet fra forklaringen

Et kontaktskjema ber kanskje om et emne, et produkt og en beskrivelse. Skriv først i et eget notat hva du vil ha svar på. Se deretter hvilket felt som passer til hver opplysning. En nedtrekksmeny gir et utvalg av kategorier; den forteller ikke nødvendigvis hvordan hele problemet ditt skal beskrives.

Hvis ingen kategori passer, noter hva som mangler. Velg en relevant generell inngang når tjenesten tilbyr det, og forklar kort i friteksten hvorfor du valgte den. Ikke gjør en upresis kategori om til et sikkert faktum i teksten din.

Bygg et lite hendelsesforløp

Prøv tre setninger før du legger til detaljer: Hva ville du gjøre? Hva gjorde du? Hva viste skjermen etterpå? «Jeg ville endre kontaktadressen. Jeg lagret den nye adressen. Bekreftelsen viste fortsatt den gamle.» Dette er et oppdiktet øvingseksempel, ikke en dokumentert hendelse hos en leverandør.

Legg bare til tid og nettadresse når du kjenner dem. Hvis rekkefølgen er usikker, skriv det. Hold egne forsøk og leverandørens svar i hver sin setning, slik at mottakeren kan se hvem som gjorde hva.

Spør om neste konkrete steg

Avslutt med ett spørsmål som mottakeren kan svare på. «Hvilken adresse er lagret nå?» krever et annet svar enn «Hvordan endrer jeg adressen?». Du kan trenge begge svar, men nummerer spørsmålene hvis de gjelder ulike ting. Et spørsmål om en opplysning er heller ikke det samme som et ønske om å avslutte en avtale.

Les gjennom emnefeltet til slutt. Et kort emne som beskriver handlingen og problemet gjør notatet lettere å finne igjen. Unngå å bruke emnefeltet som eneste sted for en viktig opplysning.

Se på det som følger med

Før innsending: kontroller hvem skjemaet tilhører, og hvilke opplysninger det ber om. Et skjermbilde kan også vise navn, åpne faner eller andre saker. Bruk leverandørens ordinære sikre kanal for nødvendige kundeopplysninger. Send aldri passord eller engangskoder til NorgeDebatts redaksjon.

Etter innsending kan du notere hva bekreftelsen faktisk sier. Skill mellom «henvendelsen er mottatt» og et svar på selve spørsmålet. Ta vare på din egen formulering når det er praktisk mulig, så du kan følge opp det samme spørsmålet uten å gjette hva du skrev.

Avsender og videre lesning

Les om NorgeDebatt og utgiveren, eller se Emils rolle og kontaktpunkt. Kontaktpersonen her er ikke automatisk forfatter av eldre artikler. Ved redaksjonelle rettelser: oppgi tekstlenken, formuleringen og det konkrete spørsmålet. NorgeDebatt er ikke kundestøtte for andre tjenester.

Vil du øve på valg før du skriver en henvendelse? Les NorgeDebatts øvelse om fire ulike ja. For å finne riktig inngang til redaksjonelt innhold kan du bruke NorgeDebatts veiviser.